¿Apostilla, Para qué?
La apostilla es un procedimiento esencial en el ámbito internacional para validar la autenticidad de documentos públicos emitidos en un país y garantizar su reconocimiento legal en otro país que sea miembro del Convenio de la Haya de 1961.
Este proceso implica certificar la firma de funcionarios públicos o diplomáticos que actúan en nombre del Estado, confirmando que la persona que firma el documento tiene la autoridad para hacerlo y que lo hace en el ejercicio regular de sus funciones. Es decir, la apostilla verifica tanto la firma como la calidad en que el funcionario ha actuado.
Una vez que se ha verificado y certificado la autenticidad de la firma, este certificado de apostilla se registra en una base de datos oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores del país emisor del documento. Este registro es crucial, ya que proporciona una forma segura de comprobar la validez del documento en el país de destino.
El propósito fundamental de la apostilla es simplificar y agilizar el proceso de legalización de documentos públicos extranjeros. Al eliminar la necesidad de múltiples pasos de autenticación y legalización, la apostilla facilita el intercambio internacional de documentos, lo que resulta especialmente útil en situaciones como la legalización de certificados de nacimiento, matrimonio, adopción, poderes notariales, entre otros. En definitiva, la apostilla juega un papel crucial en la facilitación de la cooperación internacional y el comercio transfronterizo al garantizar la validez y autenticidad de los documentos públicos entre países signatarios del Convenio de la Haya.
Para realizar el pre-apostillado en la Notaría 62 del círculo de Bogotá, siga estos pasos:
1. Solicite en la Notaría correspondiente la firma digital del documento que desea apostillar o legalizar, y solicite la generación del código de identificación.
2. Una vez recibido el correo electrónico con los detalles de aprobación del trámite, verifique que la información sea correcta y coincida con la de su documento.
3. Para registrar la solicitud de Apostilla o Legalización en línea, acceda al sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores a través del siguiente enlace:
https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx
4. En la página, seleccione la opción «DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FIRMA DIGITAL – Documentos firmados en Notarías colombianas», elija el país de destino y proporcione el código de identificación que le fue enviado por la Notaría por correo electrónico durante el trámite.
Es importante tener en cuenta que este proceso no se aplica a copias emitidas por la Registraduría Distrital, Municipal, Especial, Auxiliar, Corregidores, Alcaldías o Inspecciones de Policía. Para este tipo de documentos, el trámite debe realizarse a través del correo validacionsirf@registraduria.gov.co. Para obtener más detalles, consulte la sección «Documentos electrónicos con firma digital, numeral 5» en el apartado «DOCUMENTOS DE REGISTRADURÍA NACIONAL».
Recuerde que las copias fieles de sus documentos (como registros civiles, escrituras públicas o libros de registro) deben ser expedidas por la Notaría donde se encuentre el original.